Chmura czy serwer lokalny – co wybrać w dzisiejszych czasach?

Coraz więcej firm rozważa przeniesienie swoich danych i systemów do chmury. Kuszą niższe koszty początkowe i elastyczność – płacimy za tyle zasobów, ile w danym momencie potrzebujemy. Jednak czy to naprawdę najlepsze rozwiązanie w dłuższej perspektywie? O plusach i minusach jednego i drugiego rozwiązania opowiada Grzegorz Kalinowski z PM Digital.

Chmura – wygoda i elastyczność

Usługi chmurowe pozwalają szybko zwiększyć moc obliczeniową i dostępność systemów, bez inwestowania w sprzęt. To duży plus, szczególnie dla mniejszych firm, jednak chmura to także uzależnienie od zewnętrznego dostawcy. Niedawny problem Amazon Web Services (AWS), które unieruchomiły m.in. komunikator Signal – by zrozumieć, że nawet „wysoko dostępne” środowiska nie są niezawodne. Nie bez znaczenia pozostaje także obecna sytuacja geopolityczna - pojawia się ryzyko utraty dostępu do danych z powodów niezależnych od firmy. Jeśli dostawca pochodzi z innego kraju, może ograniczyć lub nawet zablokować usługi. To realne zagrożenie, o którym warto pamiętać.

Serwer lokalny – pełna kontrola i bezpieczeństwo danych na własnych zasadach

Utrzymywanie serwera we własnej siedzibie to większe koszty na starcie, większa odpowiedzialność, ale i pełna kontrola. Dane są zawsze dostępne, a firma sama decyduje o poziomie zabezpieczeń, kopiach zapasowych i konfiguracji. Wbrew pozorom, przy dobrze zaplanowanej infrastrukturze i energooszczędnym sprzęcie, własny serwer może być tańszy w długim okresie – szczególnie przy analizie kosztów w perspektywie 5–10 lat. Co więcej, lokalny serwer można wykorzystać nie tylko do poczty, ale też do uruchamiania wielu usług firmowych, obsługi baz danych, maszyn wirtualnych czy aplikacji biznesowych. To rozwiązanie elastyczne i skalowalne – na własnych zasadach.

Nie bez znaczenia są też kwestie prawne. Rozwiązania chmurowe wiążą się z ograniczeniami prawnymi – szczególnie w sektorach, które wymagają pełnej kontroli nad danymi. Instytucje takie jak wojsko czy policja nie mogą korzystać z rozwiązań chmurowych właśnie ze względu na bezpieczeństwo danych. Poza tym należy uwzględnić opóźnienia w połączeniu z dostawcą chmurowym, ryzyka związane z utratą dostępu oraz konieczność tworzenia kopii zapasowych u niezależnego operatora. Własny serwer pozwala zachować zgodność z regulacjami i zapewnić pełną kontrolę nad dostępem do informacji. Oczywiście, niezależnie od wyboru, kluczowe jest wykonywanie kopii zapasowych – najlepiej w innej lokalizacji (off-site) i w formie niezamienialnej („immutable”).
Porównanie kosztów utrzymania poczty (5 lat, 10 użytkowników)

Jak widać, hosting z pocztą u dostawcy to najniższy koszt i prostota w postaci braku konieczności utrzymania sprzętu, a także szybki start i wsparcie dostawcy w pakiecie. Należy jednak mieć na uwadze ograniczenia funkcjonalne i integracyjne w porównaniu do Microsoft 365. W tej sytuacji jesteśmy także zależni od jakości systemów antyspamowych i wartości SLA u dostawcy.

Microsoft 365 Business Basic to pełny ekosystem (Exchange, OneDrive, Teams, SharePoint - tylko aplikacje w przeglądarce i dostęp mobilny) i wysoki poziom bezpieczeństwa/SLA. Przy tym rozwiązaniu skalowalność jest bardzo łatwa i do przeprowadzenia w kilka minut. Nie ponosimy również kosztów sprzętu i energii. Do minusów z pewnością można zaliczyć wyższy koszt niż hosting e-mail; stały OPEX + potencjalny vendor lock-in.

Własny serwer to pełna kontrola nad danymi, możliwość customizacji i konsolidacji usług, a także potencjalnie niższy koszt niż M365 tylko przy bardzo energooszczędnym setupie i ograniczonym zakresie usług. Wadą są ukryte koszty i ryzyka w postaci kosztów energii, backupów oraz roboczogodzin związanych z utrzymaniem.

W oparciu o ten dane można pokusić się o stwierdzenie, że jeśli potrzebujesz pełnego pakietu narzędzi pracy w postaci poczty, plików, wideokonferencji, to M365 jest uzasadnioną inwestycją. Jeśli jednak potrzebujesz wyłącznie poczty i liczysz się z kosztami - hosting z e-mailem będzie lepszym rozwiązaniem.

Własny serwer ma sens, gdy masz konkretne potrzeby (compliance, niestandardowe usługi, kontrola danych) i posiadasz dział IT, który będzie czuwał nad jego konfiguracją i sprawnym działaniem. Koszt własnego serwera jest porównywalny z ofertą Microsoft 365, ale daje znacznie większe możliwości – można na nim utrzymywać nie tylko pocztę, lecz także inne kluczowe usługi firmowe, w tym maszyny wirtualne, bazy danych czy aplikacje wewnętrzne.

Choć chmura wydaje się wygodniejsza na start, lokalny serwer to rozwiązanie stabilniejsze, bezpieczniejsze i bardziej opłacalne w dłuższej perspektywie. Daje niezależność od zagranicznych dostawców, gwarantuje ciągłość działania nawet w trudnych warunkach i pozwala w pełni kontrolować dane firmowe.

Jak PM Digital może pomóc Twojej firmie?

PM Digital oferuje kompleksowe wsparcie przy wyborze, konfiguracji i utrzymaniu infrastruktury IT – zarówno lokalnej, jak i chmurowej.

Nasze usługi obejmują m.in.:
- Przeniesienie środowiska maszyn wirtualnych I kontenerów. Z lub do VMware, Hyper-V oraz Proxmox oraz do chmury - Serwery dedykowane, VPS, Azure oraz AWS.
- Zapewnienie wysokiej dostępności, dzięki redundancji.
- Konfiguracje kopii zapasowych, w tym niezmienialnych kopii "immutable" oraz off-site.
- Konfiguracja sieci, VLNA, Firewall oraz tuneli VPN.
- Zapewnienie monitoringu infrastruktury - zarówno od strony potencjalnych awarii, jak I podatności.